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Sanofi moderniza gestão de viagens com solução SAP Concur
23/05/2017
Empresa simplificou e integrou processos, facilitando a rotina dos colaboradores na prestação de contas de seus gastos com viagens a trabalho
Empresa simplificou e integrou processos, facilitando a rotina dos colaboradores na prestação de contas de seus gastos com viagens a trabalho
A Sanofi, maior indústria farmacêutica do mercado brasileiro, elegeu a solução SAP Concur para dar suporte a um programa de modernização e aprimorar, simplificar e padronizar o processamento dos diferentes serviços de finanças de suas cinco unidades de negócios no País.A empresa, de atuação global, mantém no Brasil um quadro com 4.700 colaboradores, entre os quais muitos deles têm acesso à aplicação SAP Concur para gestão de despesas.
Depois de uma revisão de processos e políticas, a empresa deu início a um processo rigoroso de escolha da solução capaz de ajudar a automatizar processos, colocar as novas políticas em prática e, mais do isso, garantir que fossem cumpridas. A escolha recaiu sobre a SAP Concur, implementada com o suporte de uma consultora especializada e contando com o envolvimento da área comercial da Sanofi.
O trabalho foi muito facilitado pelo fato de a SAP Concur rodar remotamente, em nuvem e em apenas dois meses a solução estava rodando. A solução foi integrada com o sistema de gestão de negócio, SAP ERP, já utilizado pela Sanofi. Houve também sessões de treinamento dos colaboradores para garantir que a nova política, as regras e o uso da solução fossem absorvidos por todos.
Benefícios para a empresa e colaboradores
A partir do início da operação da SAP Concur, os colaboradores da Sanofi passaram a fazer solicitações de reembolso de maneira automática, a partir de qualquer dispositivo, móvel ou não, conectado à internet. “O funcionário pode solicitar os reembolsos à medida que faz as despesas. Pode fazer isso remotamente, no caminho para o cliente, por exemplo. Não precisam mais esperar acumular ou gastar tempo fora do expediente para fazer isso”, destaca Valeria Soska, diretora da Concur no Brasil.
Como parte do projeto, a Sanofi também criou controles automáticos que ajudam os funcionários a controlarem suas despesas. O sistema SAP Concur alerta sobre os limites de reembolso, caso sejam ultrapassados. Com isso, o usuário, toma conhecimento de que vai ultrapassar o limite de reembolso de forma proativa. A eliminação do processamento manual de prestações de contas, dando lugar a um sistema completamente automatizado, resultou em um controle mais eficiente dos gastos dos colaboradores.
Outro benefício obtido foi no controle e auditoria das despesas, que ficou muito mais fácil. A Sanofi pôde configurar o sistema para que algumas despesas específicas, como a manutenção de automóveis, pudessem ser analisadas em detalhes. Outros benefícios apontados pela Sanofi são o ganho de produtividade e controle, com a obtenção de uma visão muito mais ampla do que é reembolsado, eliminando solicitações indevidas ou notas fiscais duplicadas.Em breve, a empresa prevê também que as solicitações de viagens serão simplificadas, podendo os funcionários da Sanofi requisitarem e gerenciarem suas reservas de voos diretamente pela aplicação.
“O SAP Concur tem uma excelente relação custo-benefício. A solução permite a automatização eficiente de processos sem a necessidade de mobilizar uma equipe de projeto, nem de investimentos em infraestrutura, já que roda em nuvem, conclui Valeria.
Depois de uma revisão de processos e políticas, a empresa deu início a um processo rigoroso de escolha da solução capaz de ajudar a automatizar processos, colocar as novas políticas em prática e, mais do isso, garantir que fossem cumpridas. A escolha recaiu sobre a SAP Concur, implementada com o suporte de uma consultora especializada e contando com o envolvimento da área comercial da Sanofi.
O trabalho foi muito facilitado pelo fato de a SAP Concur rodar remotamente, em nuvem e em apenas dois meses a solução estava rodando. A solução foi integrada com o sistema de gestão de negócio, SAP ERP, já utilizado pela Sanofi. Houve também sessões de treinamento dos colaboradores para garantir que a nova política, as regras e o uso da solução fossem absorvidos por todos.
Benefícios para a empresa e colaboradores
A partir do início da operação da SAP Concur, os colaboradores da Sanofi passaram a fazer solicitações de reembolso de maneira automática, a partir de qualquer dispositivo, móvel ou não, conectado à internet. “O funcionário pode solicitar os reembolsos à medida que faz as despesas. Pode fazer isso remotamente, no caminho para o cliente, por exemplo. Não precisam mais esperar acumular ou gastar tempo fora do expediente para fazer isso”, destaca Valeria Soska, diretora da Concur no Brasil.
Como parte do projeto, a Sanofi também criou controles automáticos que ajudam os funcionários a controlarem suas despesas. O sistema SAP Concur alerta sobre os limites de reembolso, caso sejam ultrapassados. Com isso, o usuário, toma conhecimento de que vai ultrapassar o limite de reembolso de forma proativa. A eliminação do processamento manual de prestações de contas, dando lugar a um sistema completamente automatizado, resultou em um controle mais eficiente dos gastos dos colaboradores.
Outro benefício obtido foi no controle e auditoria das despesas, que ficou muito mais fácil. A Sanofi pôde configurar o sistema para que algumas despesas específicas, como a manutenção de automóveis, pudessem ser analisadas em detalhes. Outros benefícios apontados pela Sanofi são o ganho de produtividade e controle, com a obtenção de uma visão muito mais ampla do que é reembolsado, eliminando solicitações indevidas ou notas fiscais duplicadas.Em breve, a empresa prevê também que as solicitações de viagens serão simplificadas, podendo os funcionários da Sanofi requisitarem e gerenciarem suas reservas de voos diretamente pela aplicação.
“O SAP Concur tem uma excelente relação custo-benefício. A solução permite a automatização eficiente de processos sem a necessidade de mobilizar uma equipe de projeto, nem de investimentos em infraestrutura, já que roda em nuvem, conclui Valeria.