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Entrevista: Paulo Oliveira, integrante do Comitê eSocial da Apdata
08/08/2014
Executivo fala sobre dos impactos da nova obrigação para as empresas
Apesar do eSocial estar previsto para 2015, as empresas ainda têm muitas dúvidas em relação à sua implementação. Executivos das empresas Apdata, Magazine Luiza, Ernst & Young e Caixa Econômica Federal contaram suas experiências com a nova obrigação durante o fórum promovido pelo Grupo de Administração de Pessoal da Associação Paulista de Recursos Humanos e Gestão de Pessoas, no dia 23 de julho, em São Paulo.
O objetivo do fórum foi aprofundar as informações sobre o eSocial que já foram anunciadas, além de mostrar casos reais de como as grandes empresas estão trabalhando o assunto.
Paulo Oliveira, integrante do Comitê eSocial da Apdata, em entrevista ao Portal ABES, detalhou as mudanças que a obrigação irá trazer para os processos, cultura e políticas das empresas, bem como deu dicas para facilitar a implementação nas empresas.
Como explicar às MPEs o que é o eSocial e como ele vai impactar a gestão dos negócios?
O projeto eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) abrangerá todas as empresas brasileiras, porém, em momentos diferentes. A última publicação do cronograma feita pelos órgãos competentes, informou a necessidade de utilização de um ambiente teste pelas empresas por 6 meses para uma implementação mais assertiva. Este ambiente será disponibilizado após 6 meses da publicação dos manuais da obrigação acessória para o 1º grupo de empregadores (empresas com faturamento anual em 2014 acima de R$ 3,6 milhões) Para as micros e pequenas empresas o cronograma está sendo ajustado com a participação das entidades representativas desse segmento.
O eSocial é um projeto do governo federal que, além de unificar a coleta e o envio das informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias, fiscais e do FGTS, relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, armazenando-as no Ambiente Nacional do eSocial, modifica processos e procedimentos, propõe automatização e torna as informações tempestivas.
Por estes motivos, as MPEs precisam estar cientes da necessidade de revisão de todos os processos que serão impactados pelo eSocial antecipadamente para que a transição de cultura das empresas seja realizada de forma gradativa e eficiente. Não serão apenas os processos de RH que a obrigação acessória irá abranger. Áreas como Medicina Ocupacional, Segurança do Trabalho e Fiscal também farão parte do processo. Neste sentido, as empresas precisam integrar as áreas.
Em alguns casos, a prestação de serviços dessas áreas é realizada por empresas terceirizadas, neste sentido, as MPEs precisam estar amparadas e cientes que essas empresas estejam aderentes ao eSocial.
Quais são os principais desafios que as empresas encontram para implantar o eSocial?
São vários: a revisão dos processos impactados pela obrigação acessória, maior integração entre os departamentos da empresa, a transição da cultura, amparo tecnológico, capacitação da equipe de trabalho, atualização e qualificação cadastral e, caso a empresa mantenha fornecedores de prestação de serviços, ter a certeza que essas empresas estejam preparadas para o eSocial.
Quais são principais impactos imediatos no dia a dia das empresas com a implantação do eSocial do ponto de vista tecnológico?
Se a empresa estiver amparada por uma tecnologia aderente ao eSocial os impactos serão mínimos. O maior impacto estará nos dados cadastrais a serem atualizados e também que terão que ser informados em momentos iniciais (admissão).
Como definir as características do software a ser escolhido?
Desde o início do projeto eSocial a Apdata criou dois comitês para debater os assuntos da nova obrigação acessória. O primeiro é formado por profissionais de áreas estratégicas da empresa com o objetivo de compor um grupo dedicado a analisar antecipadamente as questões do projeto do governo federal, discutir os impactos dos processos nos mais diversos setores da economia brasileira e trazer soluções práticas e adequadas para cada um dos nossos clientes.
Já o segundo comitê é formado por profissionais da Apdata e por profissionais de grandes corporações parceiras dos mais diversos setores, portes e segmento de oferta. Este tem o objetivo de colocar em prática as soluções encontradas pelo primeiro comitê e retornarem com os impactos que foram encontrados ao longo da implementação, são empresas pilotos que introduzem em seus processos as práticas e diretrizes dispostas.
Muitas dúvidas técnicas são trazidas para nosso comitê e elas são sanadas, em sua maior parte, de forma simples e objetiva, uma vez que acompanhamos desde o início o projeto e também pelo fato da Apdata participar do grupo de desenvolvimento do eSocial de Brasília justamente para discutir os pontos de ponderação. Porém, três preocupações comuns aos empresários nos chamam a atenção: revisão dos processos; consequentemente a transição da cultura da empresa; e estarem amparados tecnologicamente.
Sendo o amparo tecnológico umas das maiores preocupações das empresas brasileiras, escolher um software de mercado que esteja aderente a nova obrigação acessória, trará sucesso na implementação do eSocial pela organização.
Qual é o passo-a-passo para que a implantação seja bem sucedida?
Indiscutivelmente a área mais afetada pelo projeto eSocial será Recursos Humanos, mas não é a única, como citamos anteriormente. Desta forma, é muito importante que o RH inicie o projeto com o apoio das áreas, seguindo os principais passos para a excelência do projeto pela organização, tais como:
1º Passo: conhecimento dos manuais do eSocial;
2º Passo: conscientização do projeto pela empresa através de eventos e plano de comunicação;
3º Passo: criação de comitê entre as áreas para discutir e definir o andamento do projeto;
4º Passo: integração entre as áreas;
5º Passo: avaliação da base de dados para adequação a cadastral;
6º Passo: adequação da Qualificação Cadastral;
7º Passo: revisão e adequação dos processos e políticas da empresa;
8º Passo: avaliação da tecnologia utilizada.
Que benefícios trará o eSocial para a empresa no futuro?
Garantir os direitos dos Trabalhadores, simplificar o cumprimento das obrigações pelos Empregadores, reduzindo custos e a informalidade, qualificar as informações prestadas ao Estado, construção coletiva e gestão compartilhada, autonomia no tratamento das informações e utilização das informações no limite das atribuições e competências e prestação única da informação.
O objetivo do fórum foi aprofundar as informações sobre o eSocial que já foram anunciadas, além de mostrar casos reais de como as grandes empresas estão trabalhando o assunto.
Paulo Oliveira, integrante do Comitê eSocial da Apdata, em entrevista ao Portal ABES, detalhou as mudanças que a obrigação irá trazer para os processos, cultura e políticas das empresas, bem como deu dicas para facilitar a implementação nas empresas.
Como explicar às MPEs o que é o eSocial e como ele vai impactar a gestão dos negócios?
O projeto eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) abrangerá todas as empresas brasileiras, porém, em momentos diferentes. A última publicação do cronograma feita pelos órgãos competentes, informou a necessidade de utilização de um ambiente teste pelas empresas por 6 meses para uma implementação mais assertiva. Este ambiente será disponibilizado após 6 meses da publicação dos manuais da obrigação acessória para o 1º grupo de empregadores (empresas com faturamento anual em 2014 acima de R$ 3,6 milhões) Para as micros e pequenas empresas o cronograma está sendo ajustado com a participação das entidades representativas desse segmento.
O eSocial é um projeto do governo federal que, além de unificar a coleta e o envio das informações trabalhistas, previdenciárias, tributárias, fiscais e do FGTS, relativas à contratação e utilização de mão de obra onerosa, com ou sem vínculo empregatício, armazenando-as no Ambiente Nacional do eSocial, modifica processos e procedimentos, propõe automatização e torna as informações tempestivas.
Por estes motivos, as MPEs precisam estar cientes da necessidade de revisão de todos os processos que serão impactados pelo eSocial antecipadamente para que a transição de cultura das empresas seja realizada de forma gradativa e eficiente. Não serão apenas os processos de RH que a obrigação acessória irá abranger. Áreas como Medicina Ocupacional, Segurança do Trabalho e Fiscal também farão parte do processo. Neste sentido, as empresas precisam integrar as áreas.
Em alguns casos, a prestação de serviços dessas áreas é realizada por empresas terceirizadas, neste sentido, as MPEs precisam estar amparadas e cientes que essas empresas estejam aderentes ao eSocial.
Quais são os principais desafios que as empresas encontram para implantar o eSocial?
São vários: a revisão dos processos impactados pela obrigação acessória, maior integração entre os departamentos da empresa, a transição da cultura, amparo tecnológico, capacitação da equipe de trabalho, atualização e qualificação cadastral e, caso a empresa mantenha fornecedores de prestação de serviços, ter a certeza que essas empresas estejam preparadas para o eSocial.
Quais são principais impactos imediatos no dia a dia das empresas com a implantação do eSocial do ponto de vista tecnológico?
Se a empresa estiver amparada por uma tecnologia aderente ao eSocial os impactos serão mínimos. O maior impacto estará nos dados cadastrais a serem atualizados e também que terão que ser informados em momentos iniciais (admissão).
Como definir as características do software a ser escolhido?
Desde o início do projeto eSocial a Apdata criou dois comitês para debater os assuntos da nova obrigação acessória. O primeiro é formado por profissionais de áreas estratégicas da empresa com o objetivo de compor um grupo dedicado a analisar antecipadamente as questões do projeto do governo federal, discutir os impactos dos processos nos mais diversos setores da economia brasileira e trazer soluções práticas e adequadas para cada um dos nossos clientes.
Já o segundo comitê é formado por profissionais da Apdata e por profissionais de grandes corporações parceiras dos mais diversos setores, portes e segmento de oferta. Este tem o objetivo de colocar em prática as soluções encontradas pelo primeiro comitê e retornarem com os impactos que foram encontrados ao longo da implementação, são empresas pilotos que introduzem em seus processos as práticas e diretrizes dispostas.
Muitas dúvidas técnicas são trazidas para nosso comitê e elas são sanadas, em sua maior parte, de forma simples e objetiva, uma vez que acompanhamos desde o início o projeto e também pelo fato da Apdata participar do grupo de desenvolvimento do eSocial de Brasília justamente para discutir os pontos de ponderação. Porém, três preocupações comuns aos empresários nos chamam a atenção: revisão dos processos; consequentemente a transição da cultura da empresa; e estarem amparados tecnologicamente.
Sendo o amparo tecnológico umas das maiores preocupações das empresas brasileiras, escolher um software de mercado que esteja aderente a nova obrigação acessória, trará sucesso na implementação do eSocial pela organização.
Qual é o passo-a-passo para que a implantação seja bem sucedida?
Indiscutivelmente a área mais afetada pelo projeto eSocial será Recursos Humanos, mas não é a única, como citamos anteriormente. Desta forma, é muito importante que o RH inicie o projeto com o apoio das áreas, seguindo os principais passos para a excelência do projeto pela organização, tais como:
1º Passo: conhecimento dos manuais do eSocial;
2º Passo: conscientização do projeto pela empresa através de eventos e plano de comunicação;
3º Passo: criação de comitê entre as áreas para discutir e definir o andamento do projeto;
4º Passo: integração entre as áreas;
5º Passo: avaliação da base de dados para adequação a cadastral;
6º Passo: adequação da Qualificação Cadastral;
7º Passo: revisão e adequação dos processos e políticas da empresa;
8º Passo: avaliação da tecnologia utilizada.
Que benefícios trará o eSocial para a empresa no futuro?
Garantir os direitos dos Trabalhadores, simplificar o cumprimento das obrigações pelos Empregadores, reduzindo custos e a informalidade, qualificar as informações prestadas ao Estado, construção coletiva e gestão compartilhada, autonomia no tratamento das informações e utilização das informações no limite das atribuições e competências e prestação única da informação.
COMO ESCOLHER O SOFTWARE PARA IMPLEMENTAÇÃO DO eSOCIAL
- O software precisa estar aderente ao manual técnico do eSocial;
- Realizar consistências em momento de cadastros sobre o que é exigido pelo manual do eSocial;
- O software precisa ser capaz de realizar a Mensageria, ou seja, a transmissão dos arquivos ao ambiente nacional do eSocial de forma segura;
- É importante que o software tenha ferramenta de auditoria, que faça a leitura no banco de dados da empresa e retorne com plano de ação sistêmico para as divergências encontradas do que é solicitado pelo manual do eSocial;
- É importante que o software disponibilize ferramenta de descentralização (Portal);
- Buscar um software que seja focado em Gestão de Pessoas torna a estratégia da empresa mais competitiva, com a gestão da Folha de Pagamento, Processos Judiciais, Medicina Ocupacional, Segurança do Trabalho e Notas Fiscais de Prestação de Serviços Terceirizados (processos que são abraçados pelo eSocial).
Fonte: Apdata/Portal ABES