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Caso de sucesso: BRF agiliza formalização de contratos com uso de assinatura digital
28/01/2016
Área de compras reduziu em 68% o tempo para a assinatura de contratos com fornecedores
Área de compras reduziu em 68% o tempo para a assinatura de contratos com fornecedores
A BRF é uma das maiores empresas de alimentos do mundo, com 96 mil funcionários, 44 fábricas e cerca de 5000 fornecedores. Mas, para que esta teia de provedores de matéria-prima e serviços possa manter todas as unidades fabris funcionando e produzindo de maneira perfeita, existe a necessidade de uma área de gestão de compras e contratos muito eficiente.
O Problema
Na gestão desses fornecedores, o processo de formalização é um dos grandes consumidores de tempo. São pilhas de papel e informações dos processos de avaliação, negociação e contratação. O tempo necessário para formalização dos contratos com os fornecedores era muito longo. Em média demandava 62 dias entre o trâmite de papéis para coleta de assinaturas dos executivos da empresa e do fornecedor, aprovação de áreas técnicas, rubricas, idas e vindas para ajuste do contrato e negociação com os próprios fornecedores. Giulliano Sandrini, CSC Executive Manager, identificou este problema. “O processo era muito lento e precisávamos encontrar alternativas viáveis para agilizarmos o processo, beneficiando tanto a BRF como os seus fornecedores”, enfatizou.
A Solução
Analisando o processo de contratação de fornecedores existente na época, constatou-se que a solução era acabar com o papel e simplificar o processo de formalização dos contratos, de forma que as partes pudessem fechar o contrato rapidamente. A BRF partiu então em busca de um fornecedor que pudesse suprir esta necessidade de uma maneira rápida e segura. Na análise das alternativas disponíveis a BRF decidiu pela contratação de um portal de assinatura digital. A escolha recaiu sobre o Portal QualiSign, mantido e operado pela QualiSoft - uma solução SaaS (Software as a Service) de assinatura digital e gerenciamento de documentos eletrônicos. “Os diferenciais foram a parametrização do sistema, que se mostrou bastante flexível e voltada para o mercado empresarial, além da implementação de solução personalizada em um curto espaço de tempo”, comentou Mitihide Hirayama, Coordenador de Compras.
A BRF adotou também a notificação por E-mail Válido (EV) aos fornecedores. São notificações eletrônicas que precisam manter evidências técnicas de sua entrega, substituindo as cartas registradas com aviso de recebimento (AR). Estas notificações são utilizadas para aviso prévio de contrato e notificações contratuais (extrajudiciais).
Resultados
Com este volume de fornecedores o processo de implantação, que teve início em janeiro/2015, ainda está em andamento, porém dentro dos prazos estabelecidos. O processo de contratação em meio papel levava em média 62 dias, sendo que 25 destes estavam associados apenas ao processo de formalização dos contratos. Este prazo foi reduzido para apenas 8 dias, o que significa uma redução de 68% do tempo em relação à formalização em papel. “Isto já seria suficiente para comemorar, porém nossa expectativa é reduzir este tempo para apenas 2 dias: 1 dia para a BRF e o outro para o fornecedor. A redução de custos também ocorreu, porém ainda não foi devidamente mensurada”, declarou Mitihide.
Outras vantagens estão sendo identificadas: 1) a simplificação dos processos tem trazido mais produtividade ao pessoal de compras, pois já não há necessidade de tantos controles e papeis; 2) as informações estão todas centralizadas e disponíveis no Portal QualiSign, com rápido acesso à situação de cada um dos contratos; 3) o benefício da sustentabilidade com foco na melhoria contínua, pois a assinatura digital é uma solução verde com redução tangível no consumo de água, energia elétrica e emissão de CO2 que seriam utilizados na fabricação e remessa de papéis.
Com esta experiência positiva, a BRF já está avaliando o uso da assinatura digital em outras áreas, outros tipos de documentos e mesmo com fornecedores de outros países. Mas a prioridade agora é implementar integralmente a assinatura digital de contratos para todos os fornecedores atingindo a meta de 2 dias para o processo de formalização.
“Hoje as grandes empresas são demandadas por uma pressão grande de resultados. Os processos operacionais podem ajudar decisivamente afetando diretamente a eficácia operacional da empresa e por consequência seus resultados. A implantação da cultura do paperless já não é uma visão inovadora de um futuro melhor, é a realidade com resultados palpáveis. Isto nos contagia e estimula a almejar novos e maiores desafios na busca da excelência, ” concluiu Sandrini.
O Portal QualiSign (www.documentoeletronico.com.br) é o maior portal de serviços de assinatura digital de documentos eletrônicos da Internet brasileira. Mantido e operado pela QualiSoft é uma solução SaaS (Software as a Service) de assinatura digital e gerenciamento de documentos eletrônicos.
O Problema
Na gestão desses fornecedores, o processo de formalização é um dos grandes consumidores de tempo. São pilhas de papel e informações dos processos de avaliação, negociação e contratação. O tempo necessário para formalização dos contratos com os fornecedores era muito longo. Em média demandava 62 dias entre o trâmite de papéis para coleta de assinaturas dos executivos da empresa e do fornecedor, aprovação de áreas técnicas, rubricas, idas e vindas para ajuste do contrato e negociação com os próprios fornecedores. Giulliano Sandrini, CSC Executive Manager, identificou este problema. “O processo era muito lento e precisávamos encontrar alternativas viáveis para agilizarmos o processo, beneficiando tanto a BRF como os seus fornecedores”, enfatizou.
A Solução
Analisando o processo de contratação de fornecedores existente na época, constatou-se que a solução era acabar com o papel e simplificar o processo de formalização dos contratos, de forma que as partes pudessem fechar o contrato rapidamente. A BRF partiu então em busca de um fornecedor que pudesse suprir esta necessidade de uma maneira rápida e segura. Na análise das alternativas disponíveis a BRF decidiu pela contratação de um portal de assinatura digital. A escolha recaiu sobre o Portal QualiSign, mantido e operado pela QualiSoft - uma solução SaaS (Software as a Service) de assinatura digital e gerenciamento de documentos eletrônicos. “Os diferenciais foram a parametrização do sistema, que se mostrou bastante flexível e voltada para o mercado empresarial, além da implementação de solução personalizada em um curto espaço de tempo”, comentou Mitihide Hirayama, Coordenador de Compras.
A BRF adotou também a notificação por E-mail Válido (EV) aos fornecedores. São notificações eletrônicas que precisam manter evidências técnicas de sua entrega, substituindo as cartas registradas com aviso de recebimento (AR). Estas notificações são utilizadas para aviso prévio de contrato e notificações contratuais (extrajudiciais).
Resultados
Com este volume de fornecedores o processo de implantação, que teve início em janeiro/2015, ainda está em andamento, porém dentro dos prazos estabelecidos. O processo de contratação em meio papel levava em média 62 dias, sendo que 25 destes estavam associados apenas ao processo de formalização dos contratos. Este prazo foi reduzido para apenas 8 dias, o que significa uma redução de 68% do tempo em relação à formalização em papel. “Isto já seria suficiente para comemorar, porém nossa expectativa é reduzir este tempo para apenas 2 dias: 1 dia para a BRF e o outro para o fornecedor. A redução de custos também ocorreu, porém ainda não foi devidamente mensurada”, declarou Mitihide.
Outras vantagens estão sendo identificadas: 1) a simplificação dos processos tem trazido mais produtividade ao pessoal de compras, pois já não há necessidade de tantos controles e papeis; 2) as informações estão todas centralizadas e disponíveis no Portal QualiSign, com rápido acesso à situação de cada um dos contratos; 3) o benefício da sustentabilidade com foco na melhoria contínua, pois a assinatura digital é uma solução verde com redução tangível no consumo de água, energia elétrica e emissão de CO2 que seriam utilizados na fabricação e remessa de papéis.
Com esta experiência positiva, a BRF já está avaliando o uso da assinatura digital em outras áreas, outros tipos de documentos e mesmo com fornecedores de outros países. Mas a prioridade agora é implementar integralmente a assinatura digital de contratos para todos os fornecedores atingindo a meta de 2 dias para o processo de formalização.
“Hoje as grandes empresas são demandadas por uma pressão grande de resultados. Os processos operacionais podem ajudar decisivamente afetando diretamente a eficácia operacional da empresa e por consequência seus resultados. A implantação da cultura do paperless já não é uma visão inovadora de um futuro melhor, é a realidade com resultados palpáveis. Isto nos contagia e estimula a almejar novos e maiores desafios na busca da excelência, ” concluiu Sandrini.
O Portal QualiSign (www.documentoeletronico.com.br) é o maior portal de serviços de assinatura digital de documentos eletrônicos da Internet brasileira. Mantido e operado pela QualiSoft é uma solução SaaS (Software as a Service) de assinatura digital e gerenciamento de documentos eletrônicos.